サイボウズNPOプログラムを活用したkintone、メールワイズ導入で業務効率向上を目指す

コムラボ 技術担当の小手森です。コムラボはサイボウズさんの「サイボウズNPOプログラム」の支援を受けてkintoneを利用しています。今回はコムラボがどのようにkintoneを活用しているかをご紹介します。NPOでの活用事例は、まだ少ないと思いますので参考になれば幸いです。

kintoneとは

kintoneは、日報や顧客管理など今まではExcelでやっていたような業務システムを簡単に作れるクラウドサービスです。パソコンにデータを保存するExcelと違い、スマートフォンアプリもあるので見たいときにいつでもどこからでもアクセスできます。一から作らなくても便利なテンプレートが用意されているので導入の敷居は低いと思います。Excelの代わりだけではなく、入力したデータを多角的に分析、グラフ表示もできます。

コムラボが抱えていた課題

コムラボで進めている事業の一つに「クラウドソーシング活用講座」があります。これは2015年度から始まった事業で、今期(2016年度)は第2期にあたります。2015年当時、コムラボがこれまで経験してきた事業より大きな規模の事業でした。これまでに無い規模のプロジェクトであることに加え、プロジェクトメンバーも少ない(しかも全員常勤スタッフではない)状況でした。さらに、この事業は足利市からの委託事業として行っているので、事業が終われば報告書を作成する必要があります。

これまでの体制だと委託事業の運営や報告書作成などが間違いなく大変なことになると予想しました。できるだけ工数をかけずにシステムを組めて、なおかつ報告書の作成もしやすいようデータの整理ができるツールを探していたところ、見つけたのがサイボウズさんのkintoneでした。通常、kintoneを利用するには1ユーザあたり年額で9,170円かかります(※)が、「NPOプログラム」の制度では、50ユーザーまで年間1万円(税抜)で利用できます。NPO法人は民間企業の約1/50のコストで利用できるのはとてもありがたいです。

(※)2017年1月20日現在

kintoneの導入で無理のない運営が可能に

kintone上では、「アプリ」と呼ばれるデータのまとまりを使って情報を管理しています。たとえば「交通費を管理したい」と思ったら、「交通費精算のアプリ」を作成すれば、データの入出力や抽出、並び替え、集計まで全てkintone上で行えます。コムラボでも交通費精算のアプリを利用しています。

交通費申請のアプリ

こうした「交通費精算」や「日報」など、よく使われるようなアプリはテンプレートが用意されていて、最初から必要であろう項目は、画像のようにひと通り揃っています。もちろんそれをもとに自社に合った形にカスタマイズすることもできますし、一から項目を作ることもできます。アプリ間のデータの紐付けも可能なので、やろうと思えばちょっと複雑なシステムも作れます。

コムラボの「クラウドソーシング活用講座」では、説明会に来た方のアンケート情報を集計する必要があったので、アンケート内容をアプリ化してkintone上にデータを保存しています。こうすることで集計が容易になり、報告書の作成はもちろん、事業を運営する上で必要な情報の抽出も楽になりました。

独自のアプリも簡単に作成できる

このような形で、現在コムラボが利用しているアプリは20個程度あります。kintoneにアクセスして条件だけ設定すれば必要な情報もすぐに抽出できますし「あれ、あのExcelデータどこいった」「このデータは最新版だっけ」ということもなく業務の効率化に役立っています。

集計および視覚データへの出力

さらに効率化を図るために

メールワイズとの連携

コムラボではkintoneとともに、サイボウズさんが提供する「メールワイズ」も利用しています。これはメールを一元管理できるツールで、事業の代表メールアドレスをスタッフで共有するのに便利です。kintoneとも連携することができ、問い合わせてきた人に「いつどんなメールのやり取りをしているか」をkintone上で確認できるようになっています。こうすることで事務局内でメール履歴の共有が無理なく行えるので、スムーズにメール対応ができます。

ないものは自分たちで作ってしまえとAPIを利用する

現在実施中の「クラウドソーシング活用講座」ではアシスタントを含め、実働した人に給与支払いをしているのですが、それまでは日報を確認してExcelを開いて計算して・・・というやり方をとっていました。源泉徴収の計算などもしなければならないので、意外と手間がかかります。これもどうにかならないかと思っていたところ、kintoneのAPIが使えそうでした。

kintoneが提供するAPIを利用することで、外部からkintoneのデータを取得することができます。そのデータを利用して、源泉徴収含め計算処理後の給与明細のPDFが出力されるプログラムを書きました。

給与明細出力システム

これでボタンひとつで給与明細が出てくるようになってので、非常に楽になりました。(ヒューマンエラーも防げます)

コムラボの今後の活用の仕方

kinotneを使い始めて1年以上経ちますが、自社内で業務システムを開発するより圧倒的に工数が少なくて済むのが助かりました。状況に合わせてどんどんカスタマイズできるので、現在利用しているアプリでも改良点が見つかれば随時更新していくつもりです。

kintoneにはアプリの機能を拡張できるプラグインの仕組みもあるので、今後はプラグイン開発も視野に入れてうまく活用をしていこうと思います。

この記事を書いた人

小手森 泰介
小手森 泰介

コムラボのエンジニアリング担当。1986年足利市生まれ。大学進学をきっかけに東京で6年を過ごす。2011年にUターン転職をした後、2015年からは独立しフリーランスとして活動をはじめる。2016年10月に株式会社リクシスを設立。趣味は陸上競技とピアノ。ここ最近の関心事は「地方での働き方」。