「会って会議」をオンラインミーティングに切り替えた時に変えたこと

Google Hangouts Meetでオンラインミーティング

Google Hangouts Meetでオンラインミーティング

コムラボ代表理事の山田です。

コムラボが運営するカフェ「マチノテ」は、4月1日から臨時休業に入っています。多分、足利市内で一番早く臨時休業した飲食店だと思います。

雇用調整助成金の活用をふまえてスタッフには雇用は維持すると3月中に伝え、臨時休業を決めました。

普段、マチノテは1人シフトでスタッフローテーションを組んでいます。メンバーが一堂に会する機会がないため、定休日を使い、月2回2時間、計4時間のミーティングを店に集まって行っていました。

臨時休業中もスタッフの情報交換、コミュニケーションは必要と考え、会って会議していた定例ミーティングをオンラインミーティングへ切り替えました。

私の生業はIT系(よく勘違いされるのですがコムラボが本業ではないです)でかれこれ15年以上、ネットを通じて仕事をしています。そのノウハウを今回も活かしています。

この記事では、オンラインミーティングに切り替えた際に変えたこと、スタッフへ声掛けしたことを書きます。

ミーティングツールはGoogle Hangouts Meet

ZOOM、Whereby、Microsoft Teamsなど様々なオンライン会議ツールがありますが、マチノテではGoogle Hangouts Meetを使っています。

選んだ理由はシンプルでコムラボがビジネス版GoogleのG Suiteを導入しているからです。

ミーティング予定をGoogleカレンダーで共有、Gmailへ予定の通知とシームレスに連携してくれるので便利です。NPO法人は申請すればG Suiteが無料で使えます。

スタッフ全員にイヤフォンを配付

ミーティングにあたりスタッフ全員にBluetoothイヤフォンを配付しました。

今時のノートパソコンにはWebカメラとマイクが内蔵されています。ノートパソコンだけでオンラインミーティングをする機能は備わっていますが、内蔵マイクがくせ者です。

なぜ良くないかというと

  1. 話者とマイクの距離が遠い
  2. 周囲の音も拾う
  3. キーボード、タッチパッドなどの操作音を拾う

録音環境として微妙です。オンラインミーティングは音質が重要です。Webカメラの映像は映ってればいいくらいのもので、話者の音質をあげる方が優先度は高いです。

音質が微妙で「え、いまなんて言いました?」とわざわざ言ってくれる人はシャイな日本人には多くないと思います。「(聞き取りにくいなぁ・・・)はい、そうですか」と相づちを重ねてしまうことで不明瞭な会議になるのは避けたいです。

2時間のミーティングを1時間に短縮

1回につき2時間行っていたミーティングをオンライン化にあわせて1時間に短縮しました。替わりに回数を毎週1回、月4回に変更。月に行う定例ミーティングの総時間は変えません。

これは長丁場のオンラインミーティングは辛いという個人的な経験からです。2時間連続でノートパソコンの前で会話するのは対面で話すより疲れます。

コムラボではミーティングの流れにお約束を作ってやりとり。余った時間は雑談タイムとして、1時間で終わらせることを意識しています。

子どもの乱入はOK、偶然を楽しむ空気感を作る

子育て中のスタッフもいるので、ミーティング中に「なになに~!?」とカメラに入ってくることがあります。これをNGとすると、スタッフは子どもの行動に気を配りながらオンラインミーティングに参加しなければなりません。会議に集中できないし、負担感が増えます。

もし子どもが会話に入ってきても「ダメ」とは言わず「まぁ仕方ないよね(笑)」という反応するようにしています。在宅ワークは、その人の生活空間につながっています。偶然を楽しむ空気感を作ることで負担感を減らそうと心がけています。

我が家の子どもたちは親がオンラインミーティングをするのに慣れていて、乱入してこないです・・・。(ちょっと寂しい)

雑音が入るならマイクOFF推奨、リアクションは大きく

生活音や通信状況によっては雑音がはいる場合があります。自分が話さないならマイクはOFFにしても構わないと伝えています。先に書きましたが、オンラインミーティングで重要なのは音質です。

マイクがOFFの状態で話し始めてしまう場合もあるので、その時は「マイクオフじゃない?」と呼びかけます。

ミーティング時間の半分は私が話している状態です。オンラインミーティングは聞く人のリアクションが伝わりにくいです。反応のない状態で話し続けるのは結構寂しいです。スタッフには「リアクションは大きく」とお願いしています。

オンライン雑談を推奨

コムラボが運営する足利経済新聞編集部でも行っていますが、仕事のオンラインミーティングの他に時間が空いたときにオンラインでつないで雑談しても構わないと伝えています。

新型コロナウイルス禍で自宅に引きこもることが多い中、外との繋がりが気薄になっています。見知った人たちと「最近さー」と雑談するだけでも違うのではないかと思います。

オンラインツール・機材は揃っているので、仕事で使うだけではなく、プライベートでも使って構わないと推奨しています。あるスタッフは友人とオンライン飲み会をやっているとか。

この記事を書いた人

山田 雅俊
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代表理事 山田 雅俊

NPO法人コムラボ 代表理事、足利経済新聞 編集長、カフェ&シェアオフィス「マチノテ」運営 。生業はIT系。システム開発、Web製作などIT業務の経験を生かし、地方都市における情報格差の課題解決へ向けて企業・NPO法人の両面から取り組む。